Contexte
Pierre & Sens Développement, SAS parisienne fondée en 2022, s'est rapidement imposée parmi les acteurs majeurs de l'investissement en résidences services neuves et en revente (LMNP/LMP), se positionnant dans le Top 3-5 national. Avec un modèle B2B2C performant — 90 % de son activité générée via des professionnels du patrimoine, banques et assureurs — l'entreprise collabore avec des partenaires de renom comme Adagio, Pierre & Vacances, Center Parcs ou Advenis.
Sous la direction d'Arnaud De Freitas, Président, la structure compte 16 salariés en interne et s'appuie sur un réseau d'environ 30 animateurs partenaires indépendants. Cette croissance rapide et la complexité de la gestion multi-acteurs ont rapidement révélé des enjeux opérationnels critiques à traiter pour pérenniser le modèle de développement.
Problématique
Face à une croissance soutenue, Pierre & Sens a recruté un directeur du développement avec l'objectif de le libérer des contraintes du front office pour le concentrer sur les enjeux stratégiques. Or, l'administration des ventes (ADV), la relation client et la gestion quotidienne des mandats mobilisaient massivement les équipes sur des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
Les collaborateurs passaient un temps considérable en relances manuelles auprès de multiples interlocuteurs — partenaires, propriétaires vendeurs, acquéreurs —, en vérification et classification de pièces justificatives, et en coordination multi-acteurs pour faire avancer chaque dossier. Ces processus fragmentés, chronophages et sources d'erreurs, freinaient la montée en charge et empêchaient les équipes de se consacrer aux missions à forte valeur stratégique.
La direction a rapidement identifié qu'une simple automatisation partielle (relances uniquement) ne suffirait pas : c'est l'ensemble du cycle, de bout en bout, qui devait être repensé et automatisé pour répondre aux ambitions de développement de l'entreprise.
Solution
Mankova Consulting a conçu et déployé un Agent IA d'automatisation complète du cycle de vente, couvrant l'ADV, la relation client et la gestion des mandats, structuré autour de quatre modules complémentaires et parfaitement intégrés à l'écosystème technique existant.
Architecture de la solution
Module 1 : Intelligence documentaire
L'Agent IA analyse automatiquement les pièces jointes reçues par email, les classe par typologie (compromis, justificatifs d'identité, documents notariés, etc.) et attribue un statut visuel instantané — Rouge, Orange ou Vert — selon la complétude du dossier. Les documents sont ensuite automatiquement rangés dans l'arborescence SharePoint appropriée, sans intervention manuelle.
Module 2 : Relances orchestrées intelligentes
Chaque dossier suit un parcours balisé par jalons métier. L'Agent IA déclenche automatiquement les relances appropriées auprès du bon interlocuteur (partenaire, propriétaire ou acquéreur), au bon moment, avec escalade automatique en cas de non-réponse. Fini les oublis, les relances manuelles ou les suivis dans des tableurs : tout est orchestré intelligemment.
Module 3 : Workflows métier automatisés
Les transitions entre étapes du processus sont gérées de manière fluide : dès qu'une condition est remplie (réception d'un document manquant, validation d'une étape), l'Agent déclenche automatiquement l'action suivante et notifie l'acteur concerné, garantissant fluidité et réactivité.
Module 4 : Intégration native à la stack existante
L'Agent IA s'intègre de manière transparente avec quatre systèmes clés de Pierre & Sens : Equinox (CRM métier), Airtable (pilotage opérationnel), MyNotary (plateforme notariale via API) et SharePoint couplé à la messagerie IMAP. Cette intégration garantit une continuité totale, sans rupture ni double saisie.
Démarche et cadre d'intervention
Mankova Consulting a accompagné Pierre & Sens dans une logique d'agilité et de pragmatisme opérationnel. La livraison de la Phase 1 a été réalisée en environ 5 semaines après le kick-off, dans le cadre d'un forfait de 14 900 € HT (réparti 50 % à la signature, 50 % à la mise en production). L'abonnement mensuel tout compris de 850 € HT sans engagement couvre hébergement, maintenance, évolutions mineures et support.
Conformément à la philosophie Mankova, le code reste propriété du client à la livraison, garantissant autonomie, pérennité et indépendance technologique.
Résultats
Dès la mise en production, Pierre & Sens a constaté une transformation radicale de ses processus opérationnels. Le cycle complet, depuis la réception d'un email avec pièce jointe jusqu'à la mise à jour dans Airtable et le déclenchement du bon acteur, est désormais traité sans aucune intervention manuelle.
Les équipes opérationnelles, auparavant mobilisées sur des tâches de vérification, relance et coordination, sont aujourd'hui entièrement déchargées de ces activités répétitives. Elles peuvent se recentrer sur les sujets à forte valeur ajoutée : développement commercial, accompagnement conseil des partenaires, optimisation de l'expérience client et pilotage stratégique.
Le directeur du développement, libéré du front office, se consacre pleinement à ses missions de structuration, d'animation réseau et de conquête de nouveaux partenariats, accélérant ainsi la trajectoire de croissance de l'entreprise.
La qualité de service s'en trouve également améliorée : délais de traitement réduits, zéro oubli dans les relances, traçabilité totale des échanges et des documents, et réactivité accrue auprès de l'ensemble des parties prenantes (partenaires, vendeurs, acquéreurs).
Enfin, la solution déployée étant évolutive et modulaire, Pierre & Sens dispose d'une infrastructure IA pérenne, capable d'absorber la croissance future et d'intégrer de nouvelles fonctionnalités au fil de l'eau, sans repartir de zéro.
